¿Qué es un OKR y cómo implementarlo en tu empresa?

¿Quieres ser como Google? Pues hoy desvelamos uno de sus secretos sobre la organización interna de objetivos, resultados y rendimiento: La metodología de los OKRs.

En este artículo vamos a definir uno de los métodos de trabajo que más reconocimiento han recibido en el último año, cual es su origen, los motivos por los que deberías implantarlo ya, y algunos consejos para optimizar su funcionamiento.

¿Qué son los OKRs y por qué son tan populares?

Las sigas OKR significan Objectives Key Results, y es un sistema de metas y objetivos a alcanzar conectado con unos resultados clave medibles, para tener control del progreso y el alcance de cada uno de ellos. En otras palabras, es un método que potencia la organización y el trabajo de todos los departamentos/miembros de la empresa, a través de la consecución de objetivos comunes.

Uno de los puntos a destacar, y por lo que se han vuelto tan virales en los últimos meses, es porque es una metodología que se utiliza activamente en empresas como Google, Twitter, LinkedIn, Spotify, Airbnb y por supuesto Intel (ya que el creador del método fue Andrew Grove, CEO de dicha empresa durante mucho tiempo).

El año pasado publicamos un artículo en nuestro blog sobre los objetivos SMART y sus ventajas en un proyecto. Podríamos definir los OKRs como la evolución natural de dicha metodología.

Hemos comentado que los OKRs se traduce como un sistema de «Objetivos» y «Resultados Clave», por lo que trabajar dicho sistema consigue que a nivel profesional puedas responder a las preguntas «¿A donde queremos llegar?» y «¿Vamos por buen camino?«, unas cuestiones que aunque básicas, muchas organizaciones no tienen bien definidas.

Razones por las que incorporar los OKRs en tu empresa:

1. Medición, por lo tanto Mejora: Como hemos dicho muchas veces en otros posts, lo que no se puede medir no se puede mejorar. Por lo que los OKRs son una estupenda forma de saber que aspectos clave e importantes de la empresa progresan adecuadamente y cuales necesitan un refuerzo o un replanteamiento.
2. Colaboración de compañeros: Disponer de objetivos comunes intensifica el trabajo en equipo inter-personal o inter-departamental por un bien común. Ya que todos trabajan por las mismas metas globales, y por lo tanto se fomenta una sinergia entre distintos perfiles muy satisfactoria.
3. Simpleza para implantar: Si de algo nos hemos dado cuenta en nuestra experiencia con los OKRs, es que son fáciles de implantar pero difíciles de dominar. La medición real y factible de los objetivos impuestos tiene que estar muy bien definida, cosa que no es nada fácil. Además, el primer año que se implantan no puedes revisar los logros alcanzados años anteriores, por lo que existe el riesgo de quedarse corto o ser demasiado codicioso con las metas.
4. Información y comunicación global: Disponer a la vista de todos cuales son las prioridades más importantes para la empresa este año tiene un peso directamente proporcional en la forma de pensar y actuar de todos los miembros del equipo, puesto que sus esfuerzos siempre van a estar enfocados en dichas metas, y de esa manera se evita «ruido» sobre las prioridades a cumplir.
5. Compromiso impuesto como equipo: Por último, disponer de unas mismas metas (altas pero alcanzables) puede despertar un sentimiento de equipo por lograrlo muy positivo a la hora de estar motivado; pues quieres poder lograr el éxito con tus compañeros.

Consejos para implantar OKRs:

Desde acceseo llevamos bastante tiempo trabajando en la correcta implantación del sistema de OKRs dentro de nuestros departamentos y en la organización general de la empresa; y es por eso que, de primera mano, podemos comentar algunos consejos a seguir cuando se implantan por primera vez, los cuales internamente a nosotros nos han ayudado a mejorar la forma de tratar dicha metodología.

• Estudio e investigación: Uno de los puntos más importantes es formarse bien sobre como implantar OKRs, como implantan los OKRs otras empresas, que restricciones que deben o no deben cumplir nunca los OKRs, etc. Y la mejor forma para esto es estar siempre emprendiendo con artículos, formaciones, podcasts, etc.
• Arranca y ve aplicando mejoras: La mejor forma de poder ir aprendiendo a utilizar todo el potencial que ofrece esta herramienta es lanzarse a ello, e ir encontrándose con escollos e imperfecciones que hacen plantear otro enfoque, con el fin de perfeccionar el sistema lo máximo posible poco a poco. No te esperes a tener un control absoluto para lanzarte a ello, es mejor aprender de tus errores.
• Revisiones cada 3 meses: Algo que recomendamos, sobre todo cuando hay poca experiencia con el uso de los OKRs, es el revisar cada 3 meses el desarrollo y los avances de dichas metas. Por un lado, ayuda a saber si realmente el equipo tiene los objetivos presentes y se está trabajando por lograr su éxito; y por otro lado sirve como práctica para medir el progreso actual (lo que ayuda a encontrar problemas de enfoque y de medición y resolverlos a tiempo).
• Hazlo en equipo: Tanto el plantear los objetivos, como el estudiar la forma de medición y ver el progreso cada cierto tiempo son acciones que recomendamos hacer todo el equipo junto, o al menos por departamentos en empresas con cierto volumen de personas. Los enfoques aportados por cada persona de forma individual consiguen que los objetivos tengan una amplitud mucho mayor a la hora priorizar el destino de la empresa.
• Pregúntate siempre si se puede medir: La mayor dificultad a la hora de avanzar y conocer tanto el progreso como el estado actual de los avances, es implantar un sistema de «medición» que permita al encargado de medir ese objetivo, poder basarse en datos reales y accesibles para anotar el resultado en el documento.

Sobre este último punto, ponemos un ejemplo de un objetivo medible y de un objetivo no medible:

• Objetivo Medible: Que el 90% de las incidencias sean resueltas en el mismo día.
• Objetivo No Medible: Mejorar el sistema de resolución de incidencias.

Recordad que no haber llegado al 100% de un objetivo no es un fracaso. Es más, el alcanzar el 60% – 80% de un objetivo puede considerarse ya un éxito; puesto que si has alcanzando el 100% puede ser un síntoma de que los objetivos marcados no eran todo lo ambiciosos que deberían ser.

Estructura para implantar los OKR:

Los OKRs se basan en la siguiente estructura: Un objetivo que alcanzar en un tiempo concreto (por ejemplo un año), unos resultados clave que sirven para que ese objetivo se cumpla, y unas iniciativas (muchas veces individuales) de los miembros del equipo para lograr dichos resultados.

La mejor forma de poder plasmar esta estructura es con un ejemplo real:

OBJETIVO #1: Incrementar el impacto de la empresa en Internet:

• KR #1: Publicar artículos en 5 blogs importantes del sector.
  • Iniciativa: Redactar artículos más completos y especializados.
  • Iniciativa: Contactar con 10 blogs nuevos para darnos a conocer.
  • Iniciativa: Crear un calendario de publicaciones de toda la empresa.

• KR #2: Qué el 80% de las visitas a la web vengan vía SEO y Redes Sociales.
  • Iniciativa: Aumentar el número de palabras clave en TOP 10 de Google.
  • Iniciativa: Modernizar la imagen gráfica de las publicaciones en Facebook e Instagram.
  • Iniciativa: Realizar analíticas mensuales sobre los resultados de las visitas.

Es importante que cada resultado clave (KR) tenga asignado un responsable de medición, y que esté bien definido desde el inicio la forma en la que esa persona va a poder medir dicha progresión, para presentar resultados y avances en las reuniones trimestrales y por último en la revisión final tras un año.

Esperamos que este artículo pueda ser de utilidad para todo aquel que haya oído hablar de los OKRs y de sus beneficios, pero aún no tenga claro si lanzarse y probar de aplicarlos en su lugar de trabajo. Nosotros, pese a no ser todavía unos expertos en la materia, hemos notado mejoraría simplemente con lo que aporta ya el integrarlos y tenerlos presente.