Cómo organizar un evento

Hoy te traemos unos cuantos  Pero antes de empezar, debes tener claro el enfoque que vas a darle, nosotros te contaremos nuestra experiencia con la organización del 10 aniversario de acceseo.

Cuando te hablo del enfoque, me refiero principalmente al motivo de tu evento, puede ser una jornada empresarial, una fiesta para amigos, un día de actividades internas en tu negocio e incluso la celebración de un cumpleaños corporativo. Junto a todos estos ejemplos, hay muchísimos más que me costaría enumerar, pero tu imaginación te ayudará a encontrar ese enfoque que necesitas para lanzarte a la pregunta tan temida de cómo organizar un evento perfecto. ¡Empezamos!

¿Cómo organizar un evento?

Bien, antes de empezar a desgranar cada uno de los tips indispensables, te presentamos las partes del evento en bloque para que tengas más claro dónde nos situamos en cada momento. Abre los ojos y no te pierdas ni un párrafo, todos son importantes para conseguir que la jornada que organizas sea tal como has imaginado.

Pre-evento

La primera parte, es el llamado pre-evento, todo aquello que se encuentra en los momentos de preparación antes del gran día, cuenta con muchas cosas de las que debes estar pendiente, como el envío de invitaciones o la confirmación de la asistencia de tus invitados.Por eso, en este primer paso, lo mejor es fijar un calendario de trabajo para todo el equipo, marcando los plazos y las tareas para que todo el mundo tenga bien claro su cometido. También es el momento perfecto para buscar patrocinadores o colaboradores.

El evento

Ese día que llevas esperando tantísimo tiempo, cuando todo tu trabajo se va a ver reflejado en la jornada que has organizado. Prepárate, será un día duro. Debes dar el máximo de ti para que todo salga perfecto, atender a tus invitados e incitar a que el público participe en la jornada, son dos cosas de las que no te puedes olvidar.Mientras la jornada está en marcha, es importante comunicarla en tus redes sociales, realiza fotos o vídeos breves en directo, para que los asistentes puedan compartirlo y los que no han asistido se arrepientan de no haberse acercado.

Post-evento

Por último, el post-evento, el momento de las valoraciones, opiniones y análisis de los resultados que nos ha traído el acontecimiento.Lo más importante para conocer tus resultados, es obtener el feedback de los invitados, de este modo, podrás analizar sus respuestas y aplicarlas para la próxima vez que decidas organizar otro evento de características similares.Como sabes, “es de bien nacido ser agradecido”, así que, da las gracias a todos los asistentes, puedes hacerlo con las fotos del día o con una bonita newsletter posterior a la jornada, te lo agradecerán y además, ese sentimiento de cercanía hará que se sientan unidos a tu empresa de un modo especial.

¿Por dónde empiezo?

Ya tienes tu enfoque, el nuestro será (como te hemos comentado) la celebración el décimo aniversario de acceseo. Llegados a este punto, lo mejor es que te reúnas con el equipo organizador para empezar a desarrollar, recuerda que… ¡dos mentes piensan más que una!

1. Encuentra una buena temática y un buen nombre

Puede que pienses que tu enfoque es la temática en sí, siento ser yo quien te diga que eso no es así, pero debes tenerlo claro: la temática será la idea sobre la que va a girar tu evento. Por ejemplo; en acceseo nos dedicamos al desarrollo web, al marketing digital y a otros trabajos online, por eso, el marco de nuestro evento será la Transformación Digital.

Debes pensar en tu negocio, lanzar una temática capaz de enmarcar tu sector y que además, atraiga a tu público objetivo. No te preocupes, no es una tarea difícil, te recomiendo un brainstorming con tu equipo, saldrán las mejores ideas que puedas imaginar.

Al decidir la temática… ¡Llega el momento para el nombre!

Sigue con la lluvia de ideas en equipo hasta conseguirlo, te aseguro que va a ser la parte más divertida de toda la preparación. Puedes empezar mezclando varios conceptos sobre la temática, plantearlo en distintos idiomas o mezclarlos para aportar un toque más distintivo a tu evento.

En nuestro caso, hemos creado el Digital Change Day by acceseo, una jornada sobre Transformación Digital. ¿Verdad que suena genial?

2. Define tu público objetivo

Este puede ser uno de los apartados más sencillos, pero también puede complicarse si no defines muy bien el tipo de público que quieres en tu evento.

No debes intentar abarcar más de lo que puedes, ya que, no queremos que tu evento se desvíe de la idea principal. El target de asistentes puede variar mucho según los objetivos que plantees, puedes invitar únicamente a tus clientes, ampliarlo a más participantes o dejar un evento más abierto (para cualquier persona interesada).

En el caso de nuestro evento ejemplo, el público objetivo serán empresas, emprendedores, personas interesadas en el mundo de las nuevas tecnologías y nuestros clientes habituales, (ya nos conocen, pero también les queremos agradecer su confianza en nosotros durante estos 10 años).

3. Elige la fecha y el espacio

¿Cómo organizar un evento con anteración? La fecha puede ser un quebradero de cabeza, ya que depende del evento que vas a realizar será mejor un día que otro. Hay jornadas que se celebran en fin de semana, pero para esto, debes tener en cuenta a tu público objetivo, si se trata de un evento lúdico te recomendamos que lo realices viernes o sábado, pero si es un evento empresarial, muchos prefieren que sea entre semana, ya que quieren aprovechar sus días libres con la familia o los amigos, un dato totalmente comprensible.

También debes saber que dentro de los días laborales, hay algunos mejores para tu evento que otros, si sitúas tu evento a mitad o al final de la semana lectiva, será mejor que al principio, ya que, los asistentes tendrán tiempo de organizar su trabajo para no fallar a la jornada que estás preparando.

Digital Change Day

El Digital Change Day se celebra con motivo del 10º aniversario de acceseo, así que la mejor fecha es el día del cumpleaños de la empresa, pero si tu fecha es un mal día (lunes o martes), puedes mover el evento en la semana hasta llegar al jueves, un día perfecto que te ayudará a incrementar la participación.

Una vez tengas el día seleccionado, llega el momento de encontrar el espacio perfecto, un lugar dónde tus asistentes se sientan a gusto, ni muy pequeño ni muy grande. Vale la pena que tu espacio sea amplio, ya que si participan muchas personas podrás acogerlos cómodamente a todos.

En el caso de que la asistencia a tu evento no sea muy elevada… No te preocupes, no será ningún problema, es más fácil adaptar un espacio grande a un público reducido que un espacio pequeño a un gran público.

Si vas a montar un evento empresarial y no quieres invitar a un gran público, puedes aprovechar tus oficinas como espacio para el evento, sabes que todo estará disponible para ti el día que decidas.

Debes tener en cuenta, que muchas veces la elección de estos dos aspectos, puede estar condicionada a la agenda de actos de la ciudad dónde quieres que se celebre tu evento, así que, selecciona varias posibles fechas y… ¡Date prisa para elegir el espacio!

4. Fija un presupuesto para tu evento

El gasto de un evento es muy relativo, siempre dependerá de lo que cada uno quiera invertir en él. Por este motivo la mejor opción es fijar un presupuesto y dejarlo claro a todos los miembros del equipo de organización.

También puedes desglosar tu presupuesto total en pequeñas “partidas”, como por ejemplo para la impresión de carteles, el catering, el alquiler del espacio (si lo requiere) u otros extras que pueden surgir durante el montaje.

5. Confecciona un programa de interés

El programa es una de las partes más importantes para los asistentes, es el horario que se les va a mostrar, dónde pueden contemplar todas las partes que va a tener el evento y seguirlo sin problemas.

Un buen programa, será el gancho perfecto para captar más público.

Nuestro Digital Change Day, cuenta con unas cuantas charlas y una mesa redonda, seguidas de un espacio networking en forma de afterwork pensado para que los asistentes interactúen entre ellos y puedan establecer contactos entre ellos. En este caso, a nuestro público le interesa conocer los horarios en los que hablará cada ponente, cuando empezará todo, el momento de la mesa redonda o la duración total de la jornada.

6. Comunica tu evento en todas partes

Si el contenido es el rey… La comunicación es su corona. No puedes dejarla de lado en ningún momento, es el medio para que tu público objetivo se entere de la celebración de tu jornada.

Utiliza todos los medios que tengas disponibles, lanza información en tus redes sociales, utiliza tu plataforma de newsletter o tu correo electrónico habitual para informarles, el público debe estar a la última en todas las novedades de tu evento. Los invitados, deben conocer los ponentes antes que nadie, saber los horarios, el precio de tu entrada e incluso puedes comunicar si se realizará algún sorteo durante el evento.

Además de tus redes sociales, no olvides mandar una nota prensa noticiable a los medios de comunicación más cercanos a ti. Cualquier acción que puedas hacer para comunicar será perfecto para que tu evento brille con luz propia.

Ahora que ya tienes todos los pasos y sabes cómo organizar un evento, no esperes más, lánzate a preparar el tuyo y cuéntanos cómo se desarrollan tus tareas. Al principio, puede resultar un poco estresante, pero no te preocupes si sigues uno a uno todos los tips que te hemos contado, no debes preocuparte de nada.

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