Vivimos en un ambiente empresarial donde la multi-tarea está a la orden del día. Eso es una realidad. La creciente cantidad de tareas a realizar, sobretodo a nivel de gestión, puede en ocasiones suponer un problema que afecte directa y negativamente al buen desarrollo de un proyecto. Y en nuestro caso, el trabajar a multi-cliente y en diferentes equipos nos obliga a disponer de una planificación casi milimétrica de prioridades, acciones y plazos a realizar cada día.
Tareas recurrentes y cotidianas como: Llamar a clientes o devolver llamadas, responder emails, resolver problemas puntuales, reuniones externas e internas, etc. realizan una función contradictoria en la optimización del tiempo que disponemos para trabajar. Ya que, pese a que son vitales para poder avanzar, también pueden ralentizar o distraernos de tal forma que no acabemos de focalizar nuestra energía en la tarea clave que teníamos impuesta a priori.
Es por ello que el marcarse objetivos claros contribuye a que no haya duda sobre: qué, cómo y cuándo realizar una tarea. Es una herramienta que agiliza de forma exponencial el cumplimiento de plazos y el flujo de desarrollo de un trabajo con el fin de alcanzar una meta. A continuación comentaremos con más detalle todos los aspectos a tener en cuenta a la hora de marcarse objetivos correctos y útiles.
¿Qué son los objetivos SMART?
Cuando hablamos de objetivos, solemos referirnos a «objetivos smart», es decir, objetivos eficaces muy enfocados a nivel práctico a ayudarnos a conseguir lo que deseamos o necesitamos de la forma más óptima posible. Las características fundamentales de un objetivo smart, y que además le atribuyen su nombre son:
- Específicos (Specific): Un objetivo busca ser un guía que te lleve más fácilmente a alcanzar una meta, por lo que deben ser simples y claros. Tener en todo momento constancia de cual es y lo que falta para alcanzarlo. De esa manera, no solo es más óptimo para el transcurso del trabajo; si no que aumenta la motivación de las personas que trabajan en cumplirlo. Por ejemplo, es mejor objetivo «conseguir alcanzar 100 ventas» que «vender más».
- Medibles (Measurable): Uno de los factores más necesarios que debe poseer un objetivo es el poder medirse de algún modo claro, ya que así se podrá monitorizar y demostrar si existe avances en el proyecto, o descubrir algún tipo de problema o impedimento que haya que afrontar de otra forma. En resumen: Lo que no se mide no se puede mejorar.
- Acotados/Alcanzables/Ambiciosos (Attainable/Achievable): Algo que muchas veces se ignora pero que es de los puntos más clave a la hora de conseguir mejorar continuamente (ya sea tu marca personal, tu empresa, un proyecto, etc.); un objetivo siempre debe ser algo ambicioso.
- Realistas/Relevante (Realist): Pese a parecer contradecir al punto anterior, el objetivo debe ser realista. Tal y como puntualizábamos, un objetivo siempre debe apostar a lo alto, pero dentro de una lógica y unos límites reales atados a la situación, crecimiento, recursos… si no, únicamente nos hará perder tiempo en estrategias imposibles.
- Temporales (Timely): Es importante conocer en todo momento cuanto tiempo dispones para llegar a ese objetivo, para tener marcado un día en el que cuestiones si se ha llegado a cumplir o no. Continuando con el ejemplo anterior, lo correcto sería «conseguir alcanzar 100 ventas este mes» o «conseguir alcanzar 100 ventas antes de junio».
Ventajas de los objetivos SMART en un proyecto
Las ventajas del uso de los «objetivos smart» sobre otro tipo de objetivos convenciones o tradicionales son varias, pero sobre todo destacaríamos que son muy fáciles de entender. la comprensión rápida de estos valores permite al usuario focalizar mejor el esfuerzo a realizar en tareas concretas y muy vinculadas al éxito que se está buscando. Además, también son muy beneficiosos para trabajar en grupos o equipos de trabajo, pues gracias a especificar los objetivos, se pueden dividir según la especialidad de cada persona; y gracias a la medición y acotación de cada objetivo, todo el grupo puede conocer la situación y la lejanía o cercanía que existe hasta la meta estipulada.
Para empresas o especialistas que estén acostumbrados a trabajar este tipo de metodologías no resulta muy complicado el extraer y ordenar la información según las directrices comentadas; pero vamos a comentar un pequeño tip para los que estén comenzando con prácticas de gestión como ésta. Contestando a las cuestiones: Qué, Cúal, Quién y Dónde, prácticamente ya has estipulado un «objetivo smart».
Una vez hayas listado y ordenado tus objetivos, tendrás que revisar y decidir que estrategia tomar para alcanzar los objetivos marcados anteriormente. Esta parte suele ser la más complicada y donde más fallos se cometen, ya que las estrategias son subjetivas dependiendo de la filosofía y habilidades de cada persona.
Dentro de una tipología de objetivos y estrategias más avanzada, los OKR’s (la cual explicaremos en otro artículo próximamente), extrapolaremos un idea para poder ayudar a marcarse las estrategias correctas con el fin de lograr los objetivos. Todo objetivo debe estar acompañado de unas acciones muy concretas, las cuales estén relacionadas de forma directa con el cumplimiento del objetivo a nivel personal de cada uno de los implicados.
Como aplicar objetivos SMART para grupos de trabajo y empresas
En un ejemplo se verá más claro. Si el objetivo que habíamos marcado era «conseguir alcanzar 100 ventas antes de junio» y los encargados de conseguirlo son 3 personas especializadas individualmente en: desarrollo web, marketing online y venta directa; cada uno debería disponer de al menos una acción que tenga una repercusión directa en el objetivo. Por ejemplo:
- El desarrollador web debería marcarse como una acción «realizar 10 mejoras en la web que mejoren el ratio de conversión«
- El encargado del marketing online debería marcarse como una acción «aumentar un 10% las ventas generadas a través de campañas de pago«
- Y el comercial del proyecto debería marcarse como una acción «conseguir 3 clientes que realicen compras recursivas del producto«
Por supuesto, lo que acabamos de ejemplificar está muy simplificado y reducido para que sea entendible. En una estrategia de OKR’s real deberían marcarse objetivos por departamentos y cada usuario tendría varios objetivos personales derivados en varias acciones medibles, etc.
En resumen y como máxima de lo explicado, lo más importante a la hora de marcarse unos «objetivos smart» es la claridad y concretización de cada uno y la forma de medir el progreso y el éxito o fracaso de los mismos, puesto que el poder trazar una cronología (un camino o guía) de nuestros pasos hacia una meta en lo que nos permitirá alcanzarla.
